Phenquestions
Å arrangere teammøter er en tøff oppgave, spesielt når arrangøren finner at det ikke er god tid når alle kan møtes. Problemet kan imidlertid minimeres til en viss grad via Outlook nylig utrullet funksjon kalt Foreslå ny tid. Brukere som kjører stasjonære versjoner av Microsoft Outlook, kan være kjent med denne funksjonen. Det er en funksjon som lar deltakerne sjekke når alle, inkludert seg selv, er gratis, slik at et møte kan ordnes enkelt og uten mye bry av arrangøren.
Alt deltakerne må gjøre er å avvise høflig den foreslåtte tiden for møtet og foreslå annen passende tid for arrangøren å vurdere. Arrangøren kan da godta det beste nye tidsforslaget og raskt planlegge møtet.
Hvordan funksjonen foreslå ny tid fungerer i Outlook
Først sender en møteorganisator en forespørsel til alle deltakerne. Etter å ha mottatt møteforespørselen, kan deltakerne finne forskjellige alternativer (foreløpig, avslå og foreslå ny tid) oppført ved siden av den vanlige 'Godta' -knappen under 'Mail' -delen.
Hvis det er konflikt over den foreslåtte tiden for møtet. En deltaker kan bare klikke på Propose New Time-knappen enten på invitasjonen eller på selve kalenderhendelsen.
Når du er ferdig, finner han tre valg vist:
- Godta og foreslå ny tid
- Foreløpig og foreslå ny tid
- Avvis og foreslå ny tid.
Når du har valgt ett av de tre alternativene foreslå ny tid, åpnes en strømlinjeformet visning av planleggingsassistenten.
Der kan du fylle ut passende detaljer og trykke på 'OK' -knappen. Handlingen viser øyeblikkelig en ny e-postmelding, automatisk adressering til arrangøren, med det nye tidsforslaget. Du får også alternativene for å legge til mottakere, i tillegg til arrangøren.
Når en møteorganisator mottar en e-post fra en deltaker som foreslår et nytt tidspunkt, vises et varsel i invitasjonen som indikerer at det er foreslått et nytt tidspunkt for møteinvitasjon sendt tidligere.
Hvis arrangøren er mottakelig for foreslåtte endringer, redigerer han arrangementet. Planleggingsassistenten der lar ham se gjeldende møtetid sammen med alle nye tidsforslag han mottar fra alle deltakerne.
Dette forenkler for ham oppgaven med å finne, sammenligne alternativer og velge den som fungerer best for alle.
Når en ny timing er valgt for møtet, kan en arrangør sende en oppdatert invitasjon til alle deltakerne.
Kilde.
