Microsoft Access-funksjoner, tips og fremgangsmåter for nybegynnere

Microsoft Office er den mest populære produktivitetssuiten på kontoret, og hvorfor skulle det ikke være det? Microsoft har forbedret Office fra tid til annen, og tilbyr nå alt vi hadde ønsket oss. Siden den aller første utgivelsen har Microsoft Office alltid imponert brukere. Nå kjører Microsoft Office på nesten alle Windows-baserte PCer - og til og med på Mac-maskiner også.

Microsoft Office er en samling av mange applikasjoner i den - som Word, PowerPoint, Excel, etc. Dette er de mest brukte Office-appene og blant dem alle Microsoft Access er relativt mindre brukt. Mange gidder ikke engang å se hva det er, forutsatt at det kan være for fagpersoner og ikke for dem.

Dette stemmer faktisk ikke. MS Access er et annet funksjonsrikt program som Word eller Excel, og det er enkelt å bruke det også. I dette innlegget skal jeg fortelle deg om Microsoft Access, funksjonene, og bruk av tips, slik at du forhåpentligvis kan bruke den ganske enkelt.

Microsoft Access

Microsoft Access er i utgangspunktet et databasesystem og har utseendet til andre Microsoft Office-produkter, inkludert layout og navigasjonsaspekter. Database Management System betyr ikke at du trenger å vite om SQL Server for å bruke det. Alt på Access er GUI-basert, og det kan enkelt brukes ved å klikke på de aktuelle knappene for å utføre de ønskede handlingene.

Hvorfor bruke Microsoft Access

Tenk deg selv å drive en bedrift, du selger ting, kjøper ting og administrerer ansatte. Du trenger et administrasjonsverktøy for å administrere ting på kontoret vårt, og du vet ikke om SQL- eller RDMS-applikasjoner. MS Access passer her; det gir deg et stasjonært databasesystem akkurat som et annet RDBMS. MS Access krever ingen konfigurasjon og spesielle oppsettprosedyrer for å komme i gang.

Hvordan bruke Microsoft Access

1. Start MS Access, og dette er hva du er i ferd med å se. En haug med maler er tilgjengelig på hovedskjermen, hver mal er perfekt designet for spesifikk bruk og med alle krav i tankene.
2. Velg hvilken som helst mal og klikk "last ned" for å laste ned databaseskjemaene på maskinen din. I dette tilfellet skal jeg velge en "student" -mal som er beregnet på skolens formål og håndterer alle studentdetaljene ganske enkelt.
3. Nå er skjermen delt inn i tre seksjoner. Den venstre delen har alle tabeller, rapporter og skjemaer. Den øvre midten har hovedkontrollene og midtdelen i utgangsseksjonen.
4. Klikk på "Ny student", så dukker det opp et skjema med alle de vanlige feltene. En ny student kan legges til ved å fylle ut skjemaet og lagre skjemaet ved å trykke CTL + S-tastene.
5. Alle rapportene, for eksempel totalt studenter, studenter etter seksjon, oppmøteopptegnelse og kontaktinformasjon kan sees fra rapportseksjonen på venstre side.

På samme måte er det maler for:

• Assets: som handler med produkter et selskap handler med
• Kontakter: Administrerer kontaktdetaljer for personer eller ansatte.
• Problemer: Behandler kundeklager og problemer.
• Arrangementer: Organiserer arrangementer og deres detaljer.
• Markedsføringsprosjekter: For markedsførings- og salgsformål.
• Prosjekter: Administrerer oppgaver og selskapsprosjekter.
• Fakultet: Dette er en ansattes ledelsesmal.
• Student: For skole- og høyskoleadministrasjonsformål og så videre.

Opprette en tom tilgangsdatabase

Microsoft Access gir deg muligheter for å bygge en database fra bunnen av. Det starter med å definere tabeller, attributter og sette regler for disse tabellene. Du kan lage makroer eller programmerbare moduler som skal brukes. Du kan angi begrensninger for disse tabellene, det være seg primærnøkkel, fremmednøkkel og ikke NULL.

Dette var bare en oversikt over Microsoft Access. Det er en rekke funksjoner tilgjengelig som kan hjelpe deg med å lage en tilpasset database, lagre data og administrere data på en enkel mulig måte. Ved å bruke Microsoft Access for rask applikasjonsutvikling kan du holde kostnadene nede, MS Access er en flerbrukerdatabase; i den forstand at Access fra begynnelsen var designet for å operere på et nettverk.

Microsoft sier at den nyeste versjonen vil støtte 255 samtidige brukere. Avanserte funksjoner på MS Access inkluderer deling av Access-databasen med flere programmer og eksport av databasen til andre filformater.

Les neste: Hvordan importere Microsoft Access-data til Microsoft Excel.